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自动化发票开票软件系统解决方案案例

2016-08-12 11:29:50

财务共享服务中心成立后,AR销项是比较重要的部门,也是人员较多的部门,工作量比较大的部门。由于法规的规定,发票不能邮寄,所以一般开票是不支持共享集中管控的,但由于实现了数据的共享管理,可以实现通过从ERP导出开票数据,对接开票机实现自动开票。

一般有两种形式:

利用开票接口

发票开票自动化系统解决方案-彻底解决手工开发票烦恼

实现开票系统的平台化管理

发票开票自动化系统解决方案-彻底解决手工开发票烦恼

您手工开票是否遇到以下麻烦?

1、开票:增加客户、货品非常麻烦,最麻烦的是几十页的发票清单。

2、重复工作:ERP系统录一遍,还要在防伪税控系统再录一遍。

3、误差:有时遇到几分钱的误差,就是开不出发票。

4、发票超限额:ERP系统或电子数据没有限额控制,到了防伪税控系统,单据超过了限额,还要手工拆分单据。

5、折分:有时候合同金额超过了税控开票机的额度,要开几张发票,金额如何拆?如何计算?所有信息项目需要重新填写?

6、合并:发票数量有限,为了节省发票,还要把ERP系统或电子数据的几张订单进行合并。

7、客户特殊要求:最让人头疼的是,有的客户对开票有特殊要求,如果不按客户要求,会导致作废或开红票,红票量太大,还要给税局写检查。

8、发票邮寄:发票是开了,还要手工填写EMS等快递单,寄了发票,状态无法管理,还要专门设计个表格进行邮寄发票的管理。

9、月末对账:发票是开了,最麻烦的事是月底税控系统和ERP系统对账,有时为了几分钱,几个人要对上1天才能找到差异。

10、整个开票流程: 没有有完善的流程管理,都是开票时人工交给财务进行开票。

11、多公司多部门开票管理:没有平台化管理,不同公司/部门/区域都是分散开票,容易发生虚开等各种风险

12、发票管理归档:没有系统记录数据,无法随时生成报表,无法对开票情况一目了然。

利用批量自动开票系统能帮你解决的问题:

1、数据导入功能:能够直接连接ERP软件,把开票数据直接导入到防伪税控,或者Excel,如需打印只要双击就可以?

支持各类型数据库(如SQL?Server、Oracle、Sybase、MySQL、DB2、Foxpro、Access等);支持TXT文本文件,?Excel文件,XML文件等,SAP系统,金蝶,用友等;支持基于HTTP协议的数据流,基于WebService的数据流等。

2.发票合并功能:系统支持合并相同客户的发票数据,同时也支持在合并发票时是否需要合并相同单价的相同产品,支持在合并发票时对产品单价不相同的相同产品由企业决定是否不合并产品还是重新计算产品的单价。

3.发票拆分功能:超过了最大设置的明细行数、超过了发票的最大金额的发票数据,系统能够进行自动拆分成多张发票来进行填开。

4.自动调整金额差异,不需手动调整:系统在处理金额差异6分钱时采用了二种处理方式:自动拆分成多张发票、自动平衡差异值在6分钱的范围内。

5.拆扣处理功能:系统支持将明细中所有的折扣数据合并成一个总折扣来进行填开,系统支持将明细中的所有的折扣数据合并到发票的产品数据中,打印发票时不体现折扣数据。系统支持将总折扣数据平分到发票明细的每一行明细产品中,并且打印时打印出折扣数据,系统支持将总折扣数据平分到发票明细的第一行明细产品中,但打印时不打印。

6、替换品名功能:系统支持多级商品名称维护功能,对每个商品名称设置为哪种级别的品名替换,并对每个客户要求可以定制替换。也可以实现英文品牌替换为中文品名等功能。

7、统一化平台功能:集团共享服务平台化管理,不同公司/部门/区域的用户可在同一平台进行发票管理 ,将各种风险降到最低。

8、整个开票流程: 有完善的流程管理,可在系统中完成开票申请-审批-开票等功能,实现业务流程化管理。

9、发票管理归档:系统记录数据,可随时生成报表,对开票情况一目了然。

 

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